Une question revient souvent lorsqu’on aborde le Definition of Done. Quand et comment le créer.
En tant que Scrum Master, le plus simple est d’organiser un atelier de création du DoD avant le lancement du premier Sprint. Vous pouvez également le faire à n’importe quel moment si vous rejoignez une équipe qui ne possède encore pas de Definition of Done.
Il est important que tous les membres de la Scrum Team y participent. Leur implication garantira que la DoD couvre tous les aspects nécessaires et vous aidera à vous assurer que tout le monde est d’accord pour le respecter dans le futur.
Cet atelier vous permettra également de créer de la transparence sur où vous en êtes et sur où vous aimeriez aller.
Rappelez-vous :
Potentiellement livrable = Definition of Done + Undone work
Votre but est donc d’accompagner votre équipe à définir comment se répartissent leurs différentes activités entre « Definition of Done » et « Undone work ».
Pour ça, vous pouvez l’aider à répondre à trois questions :
- Question 1 : Quelles sont les activités que l’on a besoin de faire pour créer un Increment de produit potentiellement livrable ?
Demandez à votre équipe de lister collectivement toutes les activités qu’ils identifient aujourd’hui comme nécessaires à la livraison d’une fonctionnalité.
Poussez-les à ne pas se restreindre : ils doivent penser à toutes les tâches aujourd’hui faites (par eux ou en dehors de l’équipe) pour qu’une fonctionnalité puisse être activée en production et avoir le niveau de qualité le plus fort possible. Vous pouvez également ajouter à cette liste des éléments qui ne sont pas faits actuellement mais qui seraient un plus dans le futur.
A vous de trouver la technique de facilitation la plus efficace pour créer cette liste (brainstorming collectif, en groupe, Value Stream Mapping…)
- Question 2 : Parmi ces activités, quelles sont celles qui sont à notre main et celles dont la responsabilité est en dehors de l’équipe ?
Demander ensuite à votre équipe de répartir ces activités en deux colonnes :
Dans la première celles qui sont aujourd’hui à la main de l’équipe. Dans la seconde, celles qui sont aujourd’hui réalisées en dehors de l’équipe.
- Question 3 : Parmi ces activités, que pouvons-nous faire pendant la durée d’un sprint ?
Ajoutez une troisième colonne et demandez à vos participants d’y déplacer toutes les activités qu’ils sont capables de faire pendant un sprint. Ces activités peuvent être des activités qui ne sont pas actuellement dans leur périmètre mais qu’ils pensent pouvoir reprendre sous leur responsabilité.
Par exemple, dans le cas ci-dessus, l’équipe pense pouvoir reprendre sous sa responsabilité l’activité « Packager la version » et « Écrire la documentation ». Elle ne pense cependant pas être capable de réaliser le packaging pendant le sprint.
Et voilà, vous avez votre Definition of Done !
Et vous avez également défini le Undone work de l’équation :
Potentiellement livrable = Definition of Done + Undone work
Vous avez donc de super pistes d’amélioration pour le futur. Votre but est d’aider votre équipe à avoir le Definition of Done le plus fort possible. C’est à dire d’atteindre idéalement :
Definition of Done = Potentiellement livrable
Vous devez aider votre équipe à garder à l’esprit que leur définition de terminé est plus ou moins « faible ». Que « terminé » ne veut pas forcément dire « livrable » dans l’état actuel des choses. Et qu’elle doit avoir pour objectif de faire bouger les 3 post-its restants dans la colonne DoD.
Rappelez-vous également que votre Definition of Done n’est pas quelque chose de figé. Vous devez continuellement essayer de le rendre le plus « fort » possible.